El informe diario de construcción puede ser un dolor de cabeza, ¿verdad? Se convierte en un desorden inmanejable rapidísimo, y si estás aquí, seguro lo sabes bien. No es de extrañar que estés buscando ayuda para arreglarlo o incluso rehacerlo.
Estás en el lugar correcto.
En esta publicación, exploraremos formas de crear un mejor informe diario de construcción de principio a fin. Así que, tanto si estás aquí para arreglar el desastre que dejó un predecesor, como si simplemente buscas poner orden en tus propios informes, arremángate y ¡hagamos un gran trabajo!🏆
¿Por Qué Mejorar Tu Informe Diario de Construcción?
El informe diario de obra puede convertirse en una verdadera pesadilla administrativa para tus jefes de obra o supervisores. Así que es crucial que encuentres el punto justo entre el tiempo de gestión y la cantidad de detalles que realmente necesitas.
No es necesario que registres hasta el más mínimo detalle de lo ocurrido en la obra, pero sí necesitas información exhaustiva por una variedad de motivos: mantener informados a los interesados, tomar decisiones más acertadas, reaccionar con rapidez ante cualquier problema de seguridad y presentar reclamaciones de seguros válidas (solo por mencionar algunos).
Como si estas razones no fueran suficientes, también puedes esperar una mejor productividad con un proceso más ágil y eficiente. La mejor pregunta que puedes hacerte es si existe alguna razón para no mejorar tu informe diario.
Cómo Debería Usarse Tu Informe Diario de Construcción
Seguramente ya lo sabes, pero tu informe diario es clave para comunicar información de forma ágil. Te ofrece una perspectiva general de la situación de tus proyectos, los retrasos que han ocurrido y cuándo puedes prever la finalización para poder abordar nuevas tareas.
Así es como se debe usar un informe diario de construcción: para saber todo lo que hay que saber sobre tu obra. Además, no debería llevar horas asimilar esta información. Querrás un informe rápido pero detallado.
En resumen, al final de la jornada, podrás usar tu informe para tomar decisiones importantes de cara al futuro, para cuidar la seguridad de tus trabajadores y subcontratistas, y para manejar mejor el tiempo y el presupuesto de la obra.
Pero, ¿cómo se crea un documento así de «perfecto»? La verdad es que es más fácil de lo que parece.
Creando Un Informe Diario de Construcción
Estos informes pueden ser extensos. Así que vamos a desglosarlo lo más posible: revisa los siguientes puntos para ver qué podría estar faltando en tu informe.
Naturalmente, tu informe no tiene que contener todos los puntos, pero quizás quieras añadir lo que consideres lo suficientemente importante.
1. Información Básica
Aquí simplemente debes capturar la información sobre tu proyecto: fecha y hora, ID del proyecto, número de sitio, etc.
Si es útil, puedes agregar más datos como el ID de la licitación, el nombre de la empresa, el número del informe, el nombre del inspector o el nombre del encargado de la obra, etc. Con tener lo fundamental al principio, ya estás listo.
2. Información Meteorológica
Sabemos que las condiciones climáticas influyen significativamente en los proyectos de construcción. Así que es buena idea agregar una sección para registrar cómo estuvo el clima en el día.
No tienes que ser demasiado detallado: un cuadro de comentarios y un campo para el tiempo de retraso estimado podrían ser suficientes.
No obstante, si prefieres mayor precisión, hemos observado que los informes diarios de construcción incluyen datos como la velocidad del viento (crucial para trabajos en altura), la temperatura y las previsiones meteorológicas.
Hazlo tan sencillo como te sirva.
3. Proyectos Completados
A partir de aquí, las cosas se vuelven bastante fluidas. Puedes reordenar los siguientes puntos como desees; siempre y cuando se cubra la información general de los puntos 1 y 2, el resto depende de ti.
En este punto, añadiremos nuestros proyectos o trabajos completados. Probablemente una columna sería lo mejor, con el ID del proyecto o trabajo, el nombre del subcontratista, la fecha de inicio y fin, y una sección para comentarios.
Esta es una excelente manera de mostrar a tus partes interesadas lo bien que has estado progresando, razón por la cual optamos por este punto en el número tres de la lista.
4. Proyectos En Progreso
El siguiente paso lógico es documentar en qué estás trabajando en el día en cuestión. Similar al punto anterior, tendrás mayormente la misma información mostrada, solo que quizás quieras añadir una columna para el tiempo de retraso y cambiar la fecha de fin a una fecha de fin esperada.
Bastante simple como para anotarlo rápidamente y seguir adelante.
5. Fuerza Laboral en el Sitio
En esta sección, es crucial registrar quién se encuentra presente en la obra durante la jornada del informe. Esto podría ser de gran importancia en caso de un incidente serio o si fuera necesario investigar un caso de hurto (¡crucemos los dedos para que no suceda!).
Podrías optar por una tabla que documente la cantidad de personal por función, o bien crear un registro exhaustivo de cada individuo, incluyendo su ID de empresa y/o el nombre del subcontratista.
Dada la complejidad de los grandes proyectos de construcción, preferimos el enfoque detallado, a pesar del considerable esfuerzo administrativo que conlleva. Si alguna vez consideras la automatización, este es precisamente el tipo de tarea que debería tener prioridad. Hablaremos más de esto después.
6. Registro de Equipos
Resulta evidente la necesidad de rastrear el equipo costoso o arrendado. Adicionalmente, considera implementar inspecciones diarias obligatorias para estos elementos (en un documento independiente, naturalmente). Así, podrás reparar cualquier avería antes de que el daño sea irreversible.
Incorporar el registro de tu equipo al informe diario es sencillo. Basta con anotar el número de serie y el tipo de uso de cada equipo en una tabla simple. No obstante, asegúrate de realizar una inspección visual antes de marcar un equipo como presente en la obra. De lo contrario, podrías generar inconvenientes innecesarios para ti o tu gerente de sitio.
7. Registro de Retrasos
En esta sección, es fundamental proporcionar la mayor cantidad de detalles posible. Los retrasos son perjudiciales. Afectan a los gerentes de sitio y a los empleados, y en el peor de los escenarios, dañan la reputación. Por lo tanto, cada vez que se produzca una demora, documenta minuciosamente las circunstancias que la originaron.
Una tabla sería un formato adecuado. Debería contener el número de días u horas de retraso, la causa subyacente, todos los detalles relevantes y, lo más importante, las medidas correctivas adoptadas para prevenir su recurrencia.
La implementación de medidas correctivas ante los retrasos distingue al aficionado del profesional: tus clientes valorarán tu actitud proactiva.
8. Lista de Materiales
Para asegurarte de que tus materiales de construcción no desaparezcan misteriosamente de la noche a la mañana (o, al menos, para saber cuándo lo hacen), necesitarás un lugar para documentar lo que tienes en la obra.
No solo eso, sino que también querrás llevar un registro de los materiales que aún no se han entregado, así como de los materiales utilizados.
Si quieres ir un paso más allá, asegúrate de hacer un seguimiento de la entrega de materiales uno o dos días antes de que se lleve a cabo. De esa manera, si hay algún retraso, lo sabrás de antemano y podrás reorganizar tu cronograma en consecuencia.
Después de todo, ¡la mejor manera de lidiar con los retrasos es prevenirlos en primer lugar!
9. Observaciones de Seguridad e Incidentes
El penúltimo y probablemente el punto más importante… necesitaremos documentar cualquier problema relacionado con la seguridad. De nuevo, el formato de tabla es excelente para esto. Simplemente añade columnas como fecha y hora, naturaleza del incidente y acción correctiva tomada (o a tomar).
Anota los nombres de las partes involucradas y cuándo se deben o se implementaron las medidas correctivas. Intenta incluir fotografías también si puedes.
10. Firmas y Adjuntos
Finalmente, querrás dejar espacio para cualquier archivo adjunto adicional que no hayas adjuntado a los elementos anteriores (si estás usando una hoja de cálculo).
Después de eso, deja espacio para el nombre y la firma de la persona responsable. Los campos de fecha también son una buena idea.
Y ahí lo tienes, un informe diario de construcción completamente funcional. Podríamos añadir más elementos (y probablemente lo harás con el tiempo), pero este es un gran comienzo. Si tu informe ya contiene todo esto, ¡bien hecho!
Esto nos lleva al siguiente punto… tu informe nunca está exactamente «completo».
El Informe Diario de Construcción: Un Documento Vivo
Siempre trata tu informe como un documento vivo. Esto puede ser un verdadero desafío si todavía usas papel para elaborarlo. También será un desafío cuando uses hojas de cálculo. Sin embargo, es crucial que tu informe sea capaz de adaptarse al cambio.
Ya sean cambios que vengan por leyes nuevas o mejoras realizadas por ti, sigue mejorándolo. Y no dudes en revertir un cambio que no haya funcionado; nuestro objetivo aquí es la eficiencia.
Recolectando Los Datos
Conseguir toda la información necesaria para compilar tu informe puede requerir un trabajo de campo considerable. Por eso te aconsejamos que hagas que tus responsables vengan a ti.
Una buena manera de hacerlo es creando informes individuales más pequeños para cada equipo relevante. Tus supervisores de obra informarán sobre sus proyectos específicos; tu personal de seguridad tendrá sus propios informes, etc.
Esto plantea otro problema… ¿quién se espera que haga toda esta administración para ponerlo en una sola hoja? ¡Seguramente no el jefe de obra!
Aquí es donde entran los empleados administrativos. La cuestión es, ¿realmente los necesitas?
A través de la automatización, uno de nuestros clientes de construcción anteriores eliminó la necesidad de contratar empleados administrativos. Puedes ver el caso de estudio aquí, pero ampliaremos esto un poco más en un momento.
¿Cómo Se Ve La Automatización En La Construcción?
Si te estás imaginando robots construyendo edificios, todavía no estamos ahí.
Una forma sencilla de entenderlo es que Appenate reemplaza el tener que andar llevando documentos en papel de un lado a otro. Tu supervisor, después de una inspección, necesita traerte sus resultados. En cambio, ¡podría hacerlo digitalmente y enviártelo al instante! Pero la cosa va más allá…
Appenate también se deshace de los archivadores llenos de polvo. Reemplaza esas carpetas desordenadas en tu computadora. Podemos olvidarnos del seguimiento manual de tareas y decir adiós a tener que enviar correos electrónicos manualmente.
Seguramente ya has oído hablar de soluciones que hacen esto. Entonces, ¿qué hace a Appenate realmente diferente?
Es su increíble capacidad de adaptación.
La magia de Appenate reside en que te permite construir aplicaciones móviles específicas para tu empresa. Tus propios procesos. Tus preferencias. Y todo sin tener que escribir una sola línea de programación o código.
Todo se configura en un constructor de aplicaciones intuitivo de arrastrar y soltar, muy fácil de aprender. Así que puedes recrear tus formularios en papel u hojas de cálculo palabra por palabra directamente en Appenate. Olvídate de adaptarte a un software complicado.
Además, puedes integrar un potente sistema de gestión de tareas en Appenate y automatizar muchas cosas utilizando nuestros conectores disponibles. Por ejemplo, podrías generar automáticamente un informe en PDF con Appenate y, gracias a nuestros conectores de correo electrónico, enviarlo a las partes interesadas relevantes sin mover un dedo.
Siendo sinceros, Appenate brilla más para quienes pueden dedicarle tiempo a aprender y aprovechar todas sus capacidades.
Pero, ¿qué pasa si tu tiempo es limitado?
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Aún puedes obtener aplicaciones hechas a medida para tu negocio a una fracción del costo de desarrollar algo desde cero. ¡Tenemos varios socios que construyen formularios para empresas con poco tiempo, y algunos de ellos han sido súper innovadores!
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Próximo Paso: Optimiza Todo Tu Negocio
Es frecuente ver cómo nuestros clientes empiezan con un solo uso de Appenate y terminan explorando posibilidades que incluso nos sorprenden a los más experimentados.
Aun así, la automatización no es la única respuesta, y eso está bien. Si hay una idea clave que te lleves de aquí, es que tu informe diario de construcción puede ser una herramienta poderosa para ti, no una carga. Revisa tu informe con nuevos ojos y pregúntate: ¿está a la altura de su potencial?